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据数据显示,大部分职场人每月参加60场会议,但浪费高达半数以上。特别是小企业由于体制不完善,会而不议,议而不决,决而不行,行而不果,成为常态,员工觉得没必要开会,怎么办?
01企业会议现状据调查,28.2%的中国白领每天参加1-5个小时的会议,30%的职场人士认为他们参加的会议毫无意义。
开会,可能是所有管理工作中,最费时间的一项了。但偏偏中国近乎90%的公司每天都有会,而且很大一部分都是无效会议。
假设每个员工时间成本是元每小时。这一场会议下来,时间成本就是:元x20人x4小时=元。
简单做个算数,就算每个会议持续1小时,每人每月花费24个小时在会议上,就是整整3个工作日!
会议是一种管理手段,管理就是PDCA。在PDCA中,有关于P的会议、D的会议、C的会议、A的会议。
为什么员工会觉得企业会议多?多的是什么会议?
会议是一种上传下达、内外交互的管理手段。现代企业的运转离不开会议,对许多企业来说,脱离了会议可能陷入瘫痪。因此,不管企业大小,都需要通过各种各样的会议收集信息、分析问题、做出决策、分发指令。
小企业开的会议,大部分是D环节的会议,而缺乏P(没有计划就没有管理),以及C和A的闭环管理。同时,更多是总部在开会,没有落到员工的行动上,最后变成“空转”。
由于我们没有建立开会的体系,不懂如何开会,低效会议成为常态,成为企业管理的一大“隐疾”。企业无论规模大小,我们都要努力让会议开得更加高效,产生成果。
02如何高效运转会议经营是以年度为单位,管理是以月度为单位。
因此,会议要开好,我们就要以月度业绩管理会为中心,建立起会议体系;以月度业绩管理会为支点,撬动其他会议,进而提升会议的精度和速度。
速度,从年→月→周→日,越来越快;
精度,实绩与计划的吻合程度。
月度业绩管理会,即以月度为单位;在当月度结束后的3个营业日内;将月度初制定的月度计划与当月度的实际业绩进行比较分析;把握实绩与计划的差距及其产生的原因;对于把握住的原因(课题),采取通报、会议等形式,指导并协助部门长制定对策并加以实施。
通过会议的召开,慢慢从追求速度转化到精度上来,提高制定计划的能力,加强过程管理。进而通过提升月度业绩管理会议的质量,减少无效的“D”环节的会议。
03月度业绩管理会的基调①会而议之
明确会议的主题(课题),相关的与会者,并要求与会者做好事先的思考和准备。TOP和各部门长进而展开充分地讨论。
②议而决之
原则上TOP在现场必须要对决策进行及时拍板,尤其在大家的充分讨论下依然未能达成共识,否则会议的效率无法提高。这对TOP的能力是极大的考验,也是极大的锻炼。
③决而行之
对于会议的决议事项必须严格执行。GMC协助TOP按照会议纪要的决议、时间计划进行跟进,以周度为单位发布,并在下次会议时进行总结并明确奖惩。
④行而果之
彻底地将决议事项加以执行,并产生成果——用经营管理会计及其数字加以呈现。对于奖励或处罚要围绕更好地协助部门长的能力的提高来进行思考,不要为了处罚而处罚。
04总结对企业经营来说:经营业绩管理会议是对企业存在的课题达成共识,促进目标、方针更好地共通,形成和强化企业文化最好的磁场。
我们要充分地活用经营业绩管理会议的方式,及时准确地发现企业的问题,并与部门长和员工共通,进而形成合力,步调一致,对问题加以解决,经营业绩管理会议就必须要形成体系化。
否则如果只是总公司实施月度业绩管理会议,往往最后就变成“空中楼阁”,总公司的经营业绩管理会就变成空转,每次开会讨论的问题一样,决议一样,但是就落不了地,不但造成时间成本的浪费,还会挫伤员工对会议参与的积极性。
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